FAQ Inschrijvingen

Hoe werkt de inschrijvingsprocedure?

Inschrijven voor kampen en weekends van BIZON gebeuren altijd via de website. Hiervoor dien je een account aan te maken. Gebruik hiervoor het icoontje bovenaan rechts. Wie zich inschrijft voor een kamp of een weekend, dient zich voor de volledige periode vrij te kunnen maken en aanwezig te zijn. De inschrijvingen worden verwerkt door het secretariaat en de lijst met kandidaten komen op de eerstvolgende vergadering met alle kamp- en hoofdleiding aan bod. Op deze vergadering worden de kandidaten al dan niet toegekend. Deze toekenning gebeurt volgens een bepaalde procedure waarbij rekening wordt gehouden met een aantal zaken: de chronologische volgorde van inschrijven (inschrijvingsdatum), de eerste en tweede keuzes die vrijwilligers hebben aangegeven, het aantal beschikbare plaatsen per functie en kamp, de draagkracht van het team, of men voldoet aan bepaalde voorwaarden om te kunnen deelnemen aan het betreffende kamp (bv. leeftijd, rijbewijs, ervaring)… . Binnen de week na de KHL-vergadering stuurt het secretariaat jou een antwoordbrief via mail.


Waarvoor kan ik me inschrijven?

Bij de inschrijvingen voor een kamp kan je kiezen uit 4 mogelijkheden:

  • Monitor
  • Keukenpiet
  • Medicatie Verantwoordelijke
  • Econoom

Monitor

Voor monitoren hebben we het meeste plaatsen vrij. Zij zijn dan ook diegene die met de jongeren aan de slag gaan, samen activiteiten uitwerken en spelen en de jongeren begeleiden. Als je je inschrijft als monitor voor een kamp, moet je letten op je eigen leeftijd. Sommige kampen zijn voor iets oudere vrijwilligers vanwege de leeftijd van de jongeren. Ben je oud genoeg, dan kan je zonder problemen inschrijven!

Ben je nog nooit op kamp geweest, dan raden we een van onze animator cursussen aan. Deze zijn niet verplicht, maar zeker de moeite!!

Keukenpiet

Een keuken op Bizon kamp wordt bemand door keukenpieten en een Keukenchef. Het gebeurt dat aan de jongeren wordt gevraagd om te helpen met koken of dat de jongeren zelf moeten koken. Je kan je niet inschrijven voor KeukenCHEF, je kan je wel inschrijven voor keukenPIET. De Kamp- en Hoofdleiding kiest dan een keukenchef uit de aanwezige pieten.

Meer weten over de Keukenchef? Klik Hier!

Medicatie Verantwoordelijke

De medicatie verantwoordelijke verzorgt de grote en kleine pijn, de tijdelijke en permanente pijnen van de jongeren en het kampteam. 

Meer weten over de medicatieverantwoordelijke? Klik Hier!

Econoom

De econoom verzorgt alle praktische en financiële zaken op kamp.

Meer weten over de Econoom? Klik Hier!


Verwerking inschrijvingen en ontvangsbevestiging secretariaat

  • Inschrijvingen komen toe op secretariaat.
  • Inschrijvingen worden chronologisch gearchiveerd door het secretariaat (inschrijvingsdatum telt – niet het uur).
  • De kandidaat krijgt een infomail met goede ontvangst en met de melding dat zijn/haar kandidatuur op de volgende KHL-vergadering (verwijzing naar BIZON-agenda) al dan niet wordt bevestigd.

Toekenningsprocedure verloop

  • Voorafgaand aan de KHL-vergadering wordt de vrijwilligersstand doorgenomen door de SLUIS. De SLUIS bestaat uit de voorzitter van de werkgroep KHL, de RvB-verantwoordelijke van deze werkgroep en de secretariaatsmedewerker die de werkgroep mee opvolgt. In de SLUIS wordt alles samengebracht naar één punt om de verdere procedure in goede banen te leiden en worden eventuele knelpunten aan het licht gebracht.
  • Op de KHL-vergadering krijgen de KHL de vrijwilligerslijst te zien. Op deze vergadering gebeurt de effectieve toekenning van de kandidaten rekening houdende met het voorbereidend werk door de SLUIS.
  • De chronologische volgorde van inschrijven wordt gerespecteerd met uitzondering:
    • als een vrijwilliger niet voldoet aan de voorwaarden voor het betreffende kamp (te vinden op de kamppagina's)
    • als de draagkracht van het team in het gedrang komt.
  • Naast de chronologische volgorde wordt ook regekening gehouden met een advieslijst (lijst met vrijwilligers die een (voorlopig) advies hebben gekregen betreffende een bepaalde functie/kamp, beslist op een KHL-vergadering en die bijgehouden wordt op het secretariaat). Indien er, rekening houdende met bovenstaande, meer kandidaten zijn dan er plaats is voor een functie (bv. 3 kandidaten als econoom, maar dit kamp heeft maar 1 plaats voor econoom), wordt er in eerste instantie gekeken of één van de kandidaten ook ingeschreven is voor een andere functie op kamp. Indien ja, schuift deze persoon door naar de andere functie op voorwaarde dat deze functie nog open staat. Indien nee of er zijn nog steeds meerdere kandidaten dan er plaats is voor de functie, kan er overgegaan worden tot een loting. Vooraf worden de kandidaten door een secretariaatsmedewerker gecontacteerd hierover. Indien een persoon meedoet aan meerdere lotingen én hij meer dan 1x als winnaar uit de loting is gekomen, wordt deze persoon door de secretariaatsmedewerker gecontacteerd om te vragen wat zijn/haar voorkeur is. De voorkeur is slechts 1 kamp, niet meerdere. De persoon wordt bevestigd naargelang de voorkeur. De andere loting waar de persoon als winnaar uitkwam, maar waarvoor hij/zij niet heeft gekozen, wordt opnieuw gedaan.

Wat zijn voorwaarden om te kunnen deelnemen aan een kamp?

Algemeen:

  • Geen 2x een pedagogische functie direct na elkaar: om de draagkracht van het kamp te garanderen, kan je je geen tweede keer inschrijven in een pedagogische functie (monitor, medicatieverantwoordelijke, econoom) voor een kamp dat qua periode onmiddellijk na je vorig kamp valt.
  • Geen drie kampen direct na elkaar: indien je graag voor drie kampen wil inschrijven, moet er minstens een week tussen je tweede en je derde kamp zitten.

Per kamp:

  • Leeftijd: vrijwilliger kan je worden vanaf 16 jaar. Bepaalde kampen hebben echter een minimumgrens qua leeftijd die hoger ligt dan 16 jaar. Dit heeft te maken met de leeftijd van de jongeren die meegaan op kamp.
  • Periode: wie inschrijft, wordt verwacht de volledige periode aanwezig te kunnen zijn op kamp.
  • Rijbewijs: voor bepaalde kampen en in bepaalde functies kan het handig zijn dat je in het bezit bent van een rijbewijs.
  • De voorwaarden per kamp kan je terugvinden op de website.

Hoe weet ik of ik definitief kan deenemen aan het kamp/weekend?

Binnen de week na de eerstvolgende KHL-vergadering, krijg je vanuit het secretariaat een antwoordbrief per mail toegestuurd. Het antwoord kan bestaan uit:

  • “Akkoord, jij gaat mee”: je bent bevestigd op de KHL-vergadering in een functie op een bepaald kamp waarvoor je was ingeschreven. Je gaat officieel mee op kamp en krijgt meer info over het kamp via de KHL.
  • “Je staat op de wachtlijst”: je kan voorlopig niet mee op het kamp waarvoor je hebt ingeschreven omdat er gaan plaats meer is voor de gekozen functie. Indien er een plaatsje vrijkomt, sta je als één van de eersten in de rij om opgebeld te worden met het goeie nieuws! Hou je niet van wachtlijsten, dan kan je je ook altijd inschrijven voor een andere functie of een ander kamp.
  • “Je staat op de reservelijst”: je kan (voorlopig) niet mee op kamp omdat je niet voldoet aan de voorwaarden van het kamp. Echter, onder het motto ‘nood breekt wet’, kan het alsnog zijn dat je wordt bevestigd voor het kamp indien de KHL combinaties kan maken die werkbaar zijn. Wil je op zeker spelen, dan kan je je ook inschrijven voor een ander kamp waar je wel aan de voorwaarden voldoet.
  • “Je staat op de twijfellijst”: je kan voorlopig niet mee op kamp omdat je nog niet zeker bent van je vakantieplannen (mogelijke reis, vakantiejob, herexamens…). Wanneer je zekerheid hebt, laat dit dan als de bliksem weten aan het secretariaat via info@bizonvzw.be of schrijf je opnieuw in via de website.

De bevestiging is dus pas definitief als je een toekenningsbrief van het secretariaat hebt ontvangen.