Privacyverklaring vrijwilligers

(Versie 17/05/2018)

BIZON vzw hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van jouw privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij met persoonsgegevens omgaan.

BIZON vzw volgt daarbij de wetgeving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Als BIZON vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

BIZON vzw
Tarbotstraat 61d
9000 Gent
info@bizonvzw.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden door BIZON vzw verwerkt voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van BIZON vzw;
  • om nieuwsbrieven en uitnodigingen te ontvangen van BIZON vzw;
  • om subsidiëring door de overheid te bekomen;
  • om kwaliteitsvolle activiteiten te organiseren.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

  • persoonlijke identiteitsgegevens zoals familienaam, voornaam, adres, telefoon- en/of GSMnummer, e-mailadres;
  • persoonlijke kenmerken zoals geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit;
  • voor de deelname aan activiteiten van BIZON vzw kunnen aanvullende persoonsgegevens geregistreerd worden zoals ICE, rijbewijs, BIZON leren kennen via, attest(en) in het jeugdwerk, deelname aan activiteiten en werkgroepen, informatie over voorbije kampervaringen.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die we nodig hebben om onze doelstellingen te realiseren, voor elke werking van BIZON wordt een specifieke set met benodigde gegevens vastgelegd in een register. De verzamelde gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

Wij zullen de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden in de vorige paragraaf.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving (webhosting) en IT-infrastructuur;
  • het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven;
  • het delen van gegevens met de overheid opdat deelnemers aan geattesteerde kadervorming een attest in het jeugdwerk kunnen bekomen;
  • het huren van locaties voor het plaatsvinden van activiteiten.

In dat geval houden wij ons aan volgende afspraken:

  • het delen van gegevens moet wettelijk verplicht of toegestaan zijn.
  • wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de inschrijver.

Bewaartermijn

BIZON vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Daarnaast houden we bepaalde gegevens bij om onze activiteiten te rapporteren aan de overheid (met betrekking tot subsidiëring).

De gegevens worden maximaal 5 jaar na laatste gebruik bewaard en nadien houden we deze geanonimiseerd bij. Een uitzondering hierop zijn familienaam, voornaam en e-mailadres.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we onder andere de volgende maatregelen genomen:

  • In een register leggen we vast welke medewerkers in functie van hun opdracht toegang moeten krijgen tot persoonsgegevens.
  • Alle personen die van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan. Binnen de organisatie hanteren we daarvoor onderstaande deontologische code.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Deontologische code binnen de organisatie

Vrijwilligers bij BIZON vzw kunnen door ouders, voorzieningen, deelnemers, e.a. informatie toevertrouwd krijgen die beschermd wordt door het beroepsgeheim. Het kan bv. gaan om informatie over het privé- en gezinsleven, gegevens uit een jeugd-beschermingsdossier, medische gegevens, enz.

Als dergelijke informatie onze vrijwilligers in de context van een vrijwilligersactiviteit bij BIZON vzw wordt toevertrouwd, zijn ze gebonden door een persoonlijke zwijgplicht. Dit is wettelijk voorzien in artikel 458 Strafwetboek.

In uitzonderlijke gevallen kan het beroepsgeheim doorbroken worden, vnl. bij een getuigenis in rechte of wanneer er een ernstige gevaarsituatie bestaat. Afhankelijk van de aard van de feiten, is het – indien mogelijk – aangewezen om eerst overleg te plegen met de betrokkene en/of steun te zoeken bij een beter geplaatste hulpverlener (zoals een begeleider uit een voorziening of specifieke instanties als Child Focus, Vertrouwenscentrum Kindermishandeling, …). Doorbreking van het beroepsgeheim door aangifte bij de politie is in principe slechts verplicht indien er geen andere manier is om een dreigend gevaar af te wenden.

Wat kan ik zelf doen met betrekking tot mijn gegevens?

  • Je kan op elk moment wijzigingen in je persoonsgegevens doorgeven.
  • Je kan te allen tijde je persoonlijke gegevens inkijken en eventueel verbeteren. Je hebt bovendien het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou rechtstreeks aan een andere partij.
  • Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel daarvan) door ons of door één van onze verwerkers.
  • Je hebt steeds het recht de toestemming met betrekking tot het verzamelen en verwerken van je gegevens in te trekken en ‘vergeten’ te worden.

Om misbruik te voorkomen kunnen we je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen wij jou hierover meteen contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het vlak van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

BIZON vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als je deze wilt raadplegen.